Démarche données personnelles
Mot de notre DPO certifiée AFNOR
Solenne Desprez Braun, en qualité de Responsable juridique puis Directrice des Affaires Juridiques et Fiscales, a suivi avec un intérêt croissant les débats et l’adoption du RGPD. Nommée déléguée à la protection des données personnelles en mai 2018, elle est certifiée par l’AFNOR selon le référentiel CNIL afin de démontrer ses connaissances spécialisées en la matière. Son équipe et elle-même espèrent que cette page vous permettra de comprendre quels sont vos droits et ce que nous mettons en œuvre afin de répondre au maximum aux exigences du RGPD. Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter : dpo@f-initiatives.com
La transparence est la clé d’une relation commerciale réussie.
Solenne DESPREZ BRAUN, déléguée à la protection des données
Protection des données personnelles
Informations de base sur la protection des données
Dans cette section du site web de F.initiatives, nous vous informons du type, de la portée et de la finalité du traitement de vos données personnelles par F.initiatives.
Au sein de F.initiatives, nous sommes conscients de l’importance du respect de la législation en vigueur en matière de protection des données et c’est pourquoi nous disposons d’une importante équipe de personnes qui consacre son temps à l’amélioration continue et à la mise en œuvre de mesures dans ce domaine.
Dans le but d’établir des lignes directrices et des lignes d’action dans ce domaine, nous avons élaboré des politiques relatives à la protection des données à destination de ses clients et des fournisseurs, qui établissent les principes minimaux que F.initiatives s’engage à respecter lorsqu’il est responsable du traitement et sous-traitant.
- Politique de gouvernance de F.initiatives portant sur les données personnelles
- Cahier des charges à l’attention des sous traitants de F.initiatives
Responsable du traitement des données :
Les données personnelles qui peuvent être collectées directement auprès de la personne concernée seront traitées de manière confidentielle et seront intégrées dans les activités de traitement de F.initiatives.
Le responsable du traitement des données est F.initiatives, ainsi que toutes les entités qui font partie de son groupe.
La liste mise à jour des activités de traitement que F.initiatives effectue en fonction de la finalité pour laquelle les données sont collectées et de la relation qui existe entre la personne concernée et l’entreprise, peut être consultée
Base légale :
Le traitement de vos données est effectué afin de respecter les obligations légales de l’entité, l’exécution des relations contractuelles ou commerciales et de pouvoir offrir les différents services.
La base légale du traitement des données personnelles collectées par le biais des formulaires de contact du site web ou de l’envoi de courriers électroniques est le consentement de la personne concernée.
Conservation des données :
Les données à caractère personnel fournies sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont traitées. Elles sont également conservées pendant la période au cours de laquelle des obligations légales peuvent être imposées à F.initiatives.
Les délais prévus par la réglementation applicable en matière de conservation des dossiers et de la documentation sont appliqués.
Dès que le traitement des données personnelles n’est plus nécessaire, les données sont effacées ou dûment bloquées.
Communication des données :
En règle générale, les données à caractère personnel ne sont pas communiquées à des tiers, sauf en cas d’obligation légale. Les données personnelles ne peuvent être communiquées qu’entre entités appartenant au groupe située au sein de l’Espace économique européen ou en dehors dès lors que des mesures appropriées ont été mises en œuvre aux fins de sécuriser le transfert des données personnelles.
Droits des personnes concernées :
Pour demander l’exercice de l’un des droits des intéressés prévus par la réglementation, vous pouvez remplir le formulaire suivant et votre demande sera traitée par l’équipe de F.initiatives.
Coordonnées du délégué à la protection des données personnelles Contact :
https://fr.f-initiatives.com/demarche-donnees-personnelles/
DONNEES PERSONNELLES TRAITEES DANS LE CADRE DE NOS RELATIONS AVEC LES CLIENTS
La gestion des données personnelles à destination de nos clients est encadrée par :
DONNEES PERSONNELLES TRAITEES DANS LE CADRE DES RELATIONS AVEC NOS PRESTATAIRES DE SERVICES
La gestion des données personnelles à destination de nos prestataires de service est encadrée par :
DONNEES PERSONNELLES TRAITEES DANS LE CADRE DE LA PROSPECTION COMMERCIALE
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Identité : civilité, nom, prénom ;
Coordonnées professionnelles : nom de la société, intitulé du poste, adresse mail professionnelle, numéro de téléphone ;
Données professionnelles : fonction, intitulé de poste, adresse professionnelle.
- Personnes concernées
Tout potentiel nouveau client dans le but d’établir des relations commerciales et/ou clients provenant d’un portefeuille existant pour leur proposer d’autres services ou produits analogues ;
Le ciblage a été préalablement réalisé par nos équipes ou un prestataire avant de contacter la société prospecte.
- Qui collecte les données personnelles ?
Les données sont collectées directement par notre équipe CRM et les équipes commerciales ou par l’intermédiaire d’une base de données tiers.
- Durée de conservation des données personnelles collectées
Les données conservées pendant 3 ans à compter de la dernière communication avec le prospect hors cas de retrait du consentement entrainant la suppression des données de la base de données de F.initiatives.
- Base légale
Intérêt légitime : dans le cadre de la prospection relative à une prise de contact, F.initiatives collecte des données personnelles mentionnées ci-dessus, dont la finalité est leur utilisation en interne à des fins de réalisation d’actions de prospection commerciale. La base légale est l’intérêt légitime, nous n’avons donc pas besoin de votre consentement pour une première prise de contact.
- Type de collecte
Par tous moyens tels que achat de base de données ; en sourçant sur les réseaux sociaux et sur Internet, lors d’évènements commerciaux et/ou institutionnels.
- Destinataire des données personnelles traitées
Notre équipe CRM et notre CRM (Dynamics) ; notre équipe marketing ; le commercial en charge de la fiche sur le CRM ; éventuellement notre équipe DPO en cas d’exercice des droits.
- Finalité des données personnelles traitées
La réalisation d’actions de prospection commerciale.
DONNEES PERSONNELLES TRAITEES DANS LE CADRE DES RELATIONS INSTITUTIONNELLES
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Identité : Nom, prénom ;
Coordonnées professionnelles : adresse email, numéro de téléphone ;
Données professionnelles : fonction, intitulé de poste, supérieur hiérarchique, adresse professionnelle ;
Données d’ordre privé rendues publiques : appartenance politique, positions exprimées, centres d’intérêts ;
Date et objet d’interaction avec nos collaborateurs. Historique éventuel avec F.initiatives.
- Personnes concernées
Personnes d’Etat/publiques, personnalités politiques, assistants, membres d’associations professionnelles, membres d’institutions publiques/privées, partenaires, chercheurs, scientifiques, journalistes, parties prenantes dans les médias et toute autre personne identifiée comme pouvant être considérée comme étant utile dans le cadre de la finalité du traitement.
- Qui collecte les données personnelles ?
Les données sont collectées par nos collaborateurs ou notre prestataire de communication corporate : collecte de données rendues publiques, collecte de données dans le cadre d’échanges physiques et/ou dématérialisés
- Durée de conservation des données personnelles collectées
Les données conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte afin d’avoir un historique suffisant permettant une analyse de la portée des actions sauf en cas de continuité de contact.
- Base légale
Soit le consentement des personnes concernées : les personnes ont donné leur consentement pour le traitement de leur contact (par exemple via un de nos collaborateurs dans le cadre d’un événement ou par l’intermédiaire notre prestataire de communication corporate) ;
Soit l’intérêt légitime : des informations publiques ont permis d’obtenir les données directement par F.initiatives ou par notre prestataire de communication corporate.
- Type de collecte
Soit par sollicitations directes de nos collaborateurs, soit par notre prestataire de communication corporate ;
Soit car la donnée est publique (adresse pour contacter étant en ligne).
- Destinataire des données personnelles traitées
Le collaborateur remontant le contact, notre service Relations Institutionnelles et les services l’accompagnant dans le cadre de l’exploitation d’information (ex : prise de contact pour témoigner dans la presse, etc.), notre prestataire de communication corporate.
- Finalité des données personnelles traitées
Développer, améliorer et animer les relations avec les institutionnels.
DONNEES PERSONNELLES TRAITEES DANS LE CADRE DE NOS FORMULAIRES DE CONTACT
NOS CANDIDATS / PAGE « REJOIGNEZ-NOUS »
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Lors de la création d’une alerte « Job alert » : adresse électronique ;
Lors de la candidature à une offre d’emploi :
Connexion via Linkedin, ou Facebook, ou en complétant les données suivantes : nom, prénom, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone, CV, autre fichier, lettre de motivation, éventuellement prétentions salariales (non obligatoire).
- Qui collecte les données personnelles ?
Le service ressources humaines via le site Carrière – Accompagnez l’innovation avec nous – F. Initiatives (f-initiatives.com) (outil de de gestion et de suivi des recrutements et des candidatures proposé par Teamtailor).
- Durée de conservation des données personnelles collectées
2 ans après le dernier contact provenant du candidat.
- Base légale
Consentement du candidat.
- Type de collecte
Soit via le formulaire de contact du site Internet du prestataire (que ce soit une candidature spontanée ou une réponse à une offre) ;
Soit via un(des) email(s) envoyé(s) par le candidat directement aux RHs du fait d’une recommandation ou auprès d’un autre collaborateur de F.initiatives.
- Destinataire des données personnelles traitées
Le service ressources humaines,
L’outil logiciel Teamtailor,
Le cas échéant, l’équipe DPO de F.initiatives.
- Finalité des données personnelles traitées
Le traitement des candidatures : soit pour recevoir et traiter les candidatures à des offres d’emploi, soit pour recevoir des candidatures spontanées ;
Le traitement des job alert : envoi des offres d’emploi portant sur les secteurs choisis par les candidats éventuels.
FORMULAIRE NEWSLETTER
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Adresse email professionnelle ou personnelle, login, fonction (éventuellement).
- Personnes concernées
Personne ayant souscrit à la diffusion de la Newsletter .
- Qui collecte les données personnelles ?
Le Service Marketing de F.initiatives qui gère la liste de diffusion.
- Durée de conservation des données collectées
Les informations relatives à vos droits sont conservées pour une durée strictement nécessaire pour l’exécution de la demande.
- Base légale
Consentement de l’utilisateur.
- Type de collecte
L’utilisateur rentre son adresse mail dans l’espace dédié du Site Internet de F.initiatives.
- Destinataire des données personnelles traitées
Le gestionnaire de votre boîte mail (Microsoft Outlook ; Gmail, etc)
- Finalité des données personnelles traitées
Pour envoyer la Newsletter de F.initiatives à ceux qui s’y inscrive
- Exercices des droits
Vous disposez de droits sur vos données personnelles. Pour les exercer ou pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez nous contacter : dpo@f-initiatives.com ou via le formulaire d’exercice de droits accessibles depuis le Site Internet de F.initiatives : INSERER EN SURBRILLANCE
FORMULAIRE « Contactez-nous »
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Nom, prénom, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone (pas obligatoire), objet et contenu des messages.
- Personnes concernées
Utilisateurs du Site Internet F.initiatives.
- Qui collecte les données personnelles ?
Le service marketing.
- Durée de conservation des données personnelles collectées
2 ans après le dernier contact.
- Base légale
Consentement de l’utilisateur.
- Type de collecte
Formulaire de contact du Site Internet F.initiatives.
- Destinataire des données personnelles traitées
Lorsque vous prenez contact avec nous via les formulaires de contact du Site Internet F.initiatives, le service marketing transmet, le cas échéant, vos coordonnées et la nature de votre demande aux services concernés et/ou à la Direction de F.initiatives afin de traiter votre demande.
- Finalité des données personnelles traitées
Pour recevoir et traiter les demandes de contact provenant des utilisateurs du Site Internet F.initiatives ;
Pour contacter les utilisateurs du Site Internet F.initiatives qui en font la demande et faciliter la mise en relation avec les personnes compétentes en interne.
FORMULAIRE FI ONLINE
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Nom, prénom, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone (pas obligatoire), contenu des messages.
- Personnes concernées
Utilisateurs du Site Internet F.initiatives.
- Qui collecte les données personnelles ?
Le service en charge de FI Online
- Durée de conservation des données personnelles collectées
3 ans après le dernier contact ou le cas échéant après la conclusion du contrat, le temps de l’exécution du contrat, augmenté de la prescription légale applicable.
- Base légale
Consentement de l’utilisateur.
- Type de collecte
Formulaire de réservation d’un créneau de « demo » du Site Internet F.initiatives.
- Destinataire des données personnelles traitées
Vos coordonnées et la demande de rendez-vous sont adressés aux services concernés afin de traiter votre demande.
- Finalité des données personnelles traitées
Pour contacter les utilisateurs qui souhaitent avoir une démo de FI ONLINE.
TIME TRACKING
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Nom, prénom, adresse électronique professionnelle ou personnelle, numéro de téléphone (pas obligatoire), objet et contenu des messages.
- Personnes concernées
Utilisateurs du Site Internet F.initiatives.
- Qui collecte les données personnelles ?
Le service marketing ou le service concerné
- Durée de conservation des données personnelles collectées
2 ans après le dernier contact.
- Base légale
Consentement de l’utilisateur.
- Type de collecte
Formulaire de contact du Site Internet F.initiatives.
- Destinataire des données personnelles traitées
Lorsque vous prenez contact avec nous via les formulaires de contact du Site Internet F.initiatives, le service marketing transmet, le cas échéant, vos coordonnées et la nature de votre demande aux services concernés et/ou à la Direction de F.initiatives afin de traiter votre demande.
- Finalité des données personnelles traitées
Pour recevoir et traiter les demandes de contact provenant des utilisateurs du Site Internet F.initiatives ;
Pour contacter les utilisateurs du Site Internet F.initiatives qui en font la demande et faciliter la mise en relation avec les personnes compétentes en interne.
EXTRANET
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Nom, prénom, adresse électronique
- Personnes concernées
Utilisateurs de l’outil Document Management et de l’outil de suivi de la mission
- Qui collecte les données personnelles ?
Les équipes dédiées en interne
- Durée de conservation des données personnelles collectées
Le temps de la relation contractuelle, augmenté de la prescription en matière commerciale (soit 5 ans à l’issue de la relation commerciale)
- Base légale
Exécution du contrat
- Type de collecte
Formulaire complété par les équipes de F.initiatives
- Destinataire des données personnelles traitées
Document Management : Equipe dédiée en interne et le consultant en charge de la mission pour recevoir et envoyer les fichiers à partager avec le client
- Finalité des données personnelles traitées
Vous permettre d’avoir un accès aux fichiers partagés dans le cadre de l’exécution de la mission,
Vous permettre de suivre l’exécution de la mission réalisée par F.initiatives,
Accéder aux interlocuteurs en charge de la mission
Le cas échéant, remonter les idées sur l’outil afin que nous puissions l’adapter à votre demande.
Sur votre demande, vérifier les identifiants de la personne concernée et ses droits d’accès.
FORMULAIRE EXERCICES DE DROITS (Demande de droits d’accès, rectification, opposition)
- Catégories de données personnelles traitées transmises par la personne concernée
Identité du demandeur ou du mandataire : nom, prénom, adresse électronique puis justificatif d’identité telle que pièce d’identité, mandat de représentation et pièce d’identité du mandataire.
Veuillez noter que nous demandons ces informations afin de protéger les utilisateurs et les personnes concernées contre l’usurpation d’identité.
- Personnes concernées
Toute personne dont les données font l’objet d’un traitement par F.initiatives.
- Qui collecte les données personnelles ?
Soit demande directe : l’équipe DPO reçoit votre demande et l’enverra à toute personne pouvant contribuer au bon traitement de votre demande dans les délais légaux (ex : service IT) ;
Soit demande indirecte (via une base de données qui nous informe de l’exercice d’un droit d’une personne via la base de données).
- Durée de conservation des données personnelles collectées
Les informations relatives à vos droits sont conservées pour une durée strictement nécessaire pour l’exécution de la demande.
- Base légale
Consentement de l’utilisateur
- Type de collecte
Demande formulée :
- Soit en remplissant le formulaire dédié sur le Site Internet de F.initiatives,
- Soit en envoyant directement un mail à F.initiatives (notamment à dpo@f-initiatives.com)
- Soit en adressant une demande auprès d’un collaborateur de F.initiatives (marketing, commercial, etc.)
- Destinataire des données personnelles traitées
Les services internes de F.initiatives uniquement (hors demande indirecte via une base de données).
- Finalité des données personnelles traitées
Gestion, suivi et réponses des demandes d’exercice des droits par les utilisateurs.
Exercice de vos droits
Explication des droits sur les données vous concernant
Conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous bénéficiez de plusieurs droits sur vos données à caractère personnel qui complète le droit à l’information vous permettant de pouvoir être informé de la collecte de vos données et de ce qu’il en advient de celles-ci.
Demande d’accès à vos données personnelles (Article 15 du RGPD « Droit d’accès de la personne concernée ») : le cas où vous souhaitez savoir si F.initiatives traite ou non vos données à caractère personnel, dans l’affirmative, en obtenir une copie ainsi que les détails des traitements.
Demande de rectification de vos données personnelles (Article 16 du RGPD « Droit de rectification ») : le cas où vous considérez que certaines de vos données sont inexactes ou incomplètes et vous en demandez la mise à jour dans les meilleurs délais.
Demande d’effacement de vos données personnelles (Article 17 du RGPD « Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») ») : le cas où vous ne souhaitez plus que vos données fassent l’objet d’un traitement par F.initiatives vous retirez alors votre consentement ainsi que tout lien, copie ou reproduction de vos données.
Demande de limitation du traitement (Article 18 du RGPD « Droit à la limitation du traitement ») : le cas où vous souhaitez pouvoir isoler vos données pour qu’elles ne soient conservées que de manière provisoire donc que vos données ne puissent, à l’exception de la conservation, être traitées qu’avec votre consentement.
Demande de portabilité des données (Article 20 du RGPD « Droit à la portabilité des données ») : c’est le fait de demander d’exporter vos données et les transférer vers une autre entreprise.
Demande d’opposition à un traitement des données (Article 21 du RGPD « Droit d’opposition ») : c’est le fait de stopper tout traitement de vos données sous certaines conditions à savoir le traitement nécessaire à l’exécution d’une mission de service public par le responsable du traitement, ou le traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou un tiers, ou bien le cas où vous ne souhaitez plus que vos données à caractère personnel soient traitées à des fins de prospection commerciale.
Demande de refus du profilage (Article 22 du RGPD « Décision individuelle automatisée, y compris le profilage ») : c’est demander à ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée.
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