Démarche éthique
Notre code éthique
Parce que F.initiatives a à cœur de s’intégrer dans une démarche éthique, en tant qu’acteur majeur du financement de l’innovation, un comité a été mis en place, depuis décembre 2019, au sein de notre société : le « Comité F.Ethic ». A ce jour, il est composé du Président, du Directeur Général et de la Directrice des Affaires Juridiques et Fiscale.
Ce Comité a pour objectif d’être force de proposition sur des thèmes liés à la compliance et de mettre en place des nouveaux process pour s’assurer de la conformité de F.initiatives aux lois et règlementations. A ce titre, sous son impulsion, une politique cadeau a vu le jour en octobre 2020, suivie l’été 2021 par une politique conflit d’intérêt.
Notamment à travers son code éthique, réparti en 4 grands axes : la responsabilité Humaine, Sociale, Professionnelle et Commerciale, F.initiatives dresse le décor du monde dans lequel elle souhaite évoluer. Grâce au dispositif de lanceur d’alerte, elle offre la possibilité à une personne qui le souhaite, de signaler une violation grave et de se manifester selon les critères établis par la loi
Le Comité F.ETHIC
En tant que « Chief Compliance Officer » (responsable conformité), mon rôle est de concrétiser des notions parfois abstraites en mettant en place des procédures compréhensibles et adaptées à notre cœur de métier.
Solenne Desprez Braun, Directrice des Affaires Juridiques et Fiscales, Chief Compliance Officer et DPO
Notre politique cadeaux et invitations
Notre politique a pour objectif de protéger à la fois l’entreprise mais également le collaborateur puisqu’elle prévient ou peut permettre plus efficacement la détection des cas de corruption.
Depuis octobre 2021, les responsables sont amenés à s’interroger sur son contenu et définir les situations dans lesquels leurs équipes pourraient être concernées, lors d’une formation obligatoire et présentielle dispensée par la compliance officer.
Cette politique s’applique à l’ensemble des collaborateurs F.initiatives, quel que soit leur qualité (CDI, CDD, stagiaire, intérimaire…). Le principe reste la prévention de la corruption afin d’éviter ce type de pratique.
Rédigée de manière simple et compréhensible, à travers de nombreux exemples concrets métiers, 5 principes de base ont été édifiés dont deux autorisations et trois interdictions.
Exemples d’indices : le caractère public, le sentiment de redevabilité, la fréquence…
Notre politique conflit d'intérêt
D’abord rédigé par la compliance officer, validé par le comité F.ETHIC, présenté aux responsables et modifié à la suite de leurs questions avant déploiement à l’été 2021, cette politique, qui s’applique à l’ensemble des collaborateurs leur permet de savoir le comportement à adopter selon les situations.
Nous avons décidé de suivre la doctrine pour la définition du conflit d’intérêt et avons dès lors formés nos responsables avec des situations concrètes. Le but étant de leur faire prendre conscience de leur rôle : l’identification du risque sans qu’il ne leur soit demandé d’arbitrer en cas d’apparition de conflit hors process.
Notre démarche lanceur d'alerte
En avril 2019, Solenne DESPREZ BRAUN, actuellement Directrice des Affaires Juridiques et Fiscale, Chief Compliance Officer et DPO, alertait la Direction du projet de directive sur la protection des lanceurs d’alerte adopté par le Parlement Européen. Sans difficulté, la direction a donné son accord pour lancer un chantier, qui durera un an, afin que Solenne et son équipe créée tout l’arsenal nécessaire pour permettre la mise en place d’un dispositif d’alerte garantissant une stricte confidentialité de (i) l’identité des lanceurs d’alerte, (ii) des personnes visées par l’alerte et (iii) des informations recueillies, le tout, en respectant la législation sur le données personnelles.
Depuis septembre 2020, F.initiatives s’est ainsi dotée, de manière volontaire, d’un système d’alerte professionnelle qui permet aux collaborateurs de F.initiatives de signaler de bonne foi un manquement sérieux à la loi ou aux règles internes mises en place par notre société.
En octobre 2021, F.initiatives a décidé d’ouvrir ce dispositif à l’ensemble des parties prenantes de F.initiatives, c’est-à-dire non seulement à ses salariés mais également à ses fournisseurs, clients, en résumé, à toute personne tournant dans son éco système.
Le statut lanceur d'alerte
Le Défenseur des droits de la République Française définit un lanceur d’alerte comme : « « Pour être lanceur d’alerte, vous devez être une personne physique. Vous ne devez tirer aucune contrepartie financière directe du signalement. Vous devez être de bonne foi, c’est-à-dire avoir des motifs raisonnables de croire que les faits signalés sont véridiques à la lumière des informations dont vous disposez et qu’ils sont bien susceptibles de faire l’objet d’une alerte. »
Comment émettre une alerte auprès du référent F.initiatives ?
Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Télécharger le fichier [Fiche de signalement], imprimez le, remplissez le et envoyez le à « A L’ATTENTION DU REFERENT DU COMITE DE GESTION DES ALERTES, F.INITIATIVES, 14 TERRASSE BELLINI, 92800 PUTEAUX ou par email à lanceurdalerte@f-initiatives.com
- Remplissez le formulaire [Fiche de signalement – Lancer d’alerte]
Lisez attentivement la fiche de signalement avant de l’envoyer.
Si vous souhaitez anonymiser votre demande, il est conseillé de créer une adresse email spécifique afin de pouvoir échanger avec la personne en charge en interne et vous assurer du traitement relatif à votre remontée. Toutefois, le lanceur d’alerte devant « avoir eu connaissance personnellement des faits », il est préférable de ne pas anonymiser votre demande. Conformément aux recommandations de l’AFA, l’anonymat ne signifie pas que le référent lanceur d’alerte ne puisse pas échanger avec vous.
F.initiatives attend du lanceur d’alerte de rester factuel et condamne toute dénonciation calomnieuse ou diffamation.
Le traitement de l'alerte
Par décision du président, ont été nommés :
- Un référent
- Un référent adjoint
- Un expert métier dans l’hypothèse ou une expertise spécifique serait attendue dans le traitement de l’alerte.
L’ensemble de ces personnes est soumise à un certain nombre d’obligations comme le respect de principes déontologiques que vous pouvez retrouver ici, en sus des engagements pris par la société elle-même.
Après réception de votre demande, le référent et son adjoint accuseront réception de votre demande, sans que cet accusé ne vous confère le statut de lanceur d’alerte.
Une analyse de votre demande sera réalisée afin de vérifier la matérialité des faits (investigation préalable) et, le cas échéant, si une enquête est nécessaire. Le référent et son adjoint rendent un avis motivé et propose également, si possible ou nécessaire, des mesures correctrices à mettre en œuvre.
La sécurisation de l'alerte
Une analyse d’impact (AIPD) a été réalisée, compte tenu du risque sur la vie privée. Réalisée par l’équipe DPO, elle a été complétée et validée par le comité SSI. Le traitement des données personnelles des personnes concernées a fait l’objet d’une étude spécifique par l’équipe DPO.
En parallèle, les membres de l’accueil étant amené à recevoir un signalement par voie postale ont reçu des consignes claires via un process dédié. L’attestation, signée personnellement par les personnes ayant à traiter l’alerte est également un indice fort de la volonté de la société de responsabiliser ses acteurs.
Si des questions devaient subsister, plusieurs moyens sont possibles :
- Contacter le comité F.Ethic <f.ethic@f-initiatives.com>
- Contacter le référent lanceur d’alerte et son adjoint <lanceurdalerte@f-initiatives.com>
- Contacter Solenne DESPREZ BRAUN, Directrice des Affaires Juridiques et Fiscales, soit en sa qualité de Chief Compliance Officer, soit en sa qualité de DPO : Solenne Desprez <solenne.desprez@f-initiatives.com>.
Adhésion au label Engagé RSE
Afin de réaffirmer sa volonté de continuer à améliorer ses pratiques en faveur du développement durable, depuis juillet 2024, F.initiatives est labellisée du label Engagé RSE et Responsibility Europe par l’AFNOR Certification au niveau “Confirmé”.
La labellisation Engagé RSE, c'est quoi ?
Évaluation de la maturité RSE des entreprises
Ce label, délivré par AFNOR Certification, est une référence dans le domaine de l’évaluation de la maturité des démarches RSE des organisations. Durant l’audit réalisé par l’AFNOR Certification, tous les pans de la RSE sont évalués afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration.
Ainsi, l’obtention du Label Engagé RSE permet de crédibiliser sa démarche RSE auprès des parties prenantes internes et externes.
Référentiels RSE
Le Label Engagé RSE est basé sur des référentiels internationaux.
La norme ISO 26000 est le premier standard international en matière de RSE. Le référentiel du Label Engagé RSE est constitué de 8 chapitres et 55 critères d’évaluation qui couvrent 7 principes sur la base de l’ISO 26000 :
- Gouvernance de l’organisation
- Droits de l’Homme
- Relations et conditions de travail
- Environnement
- Loyauté des pratiques
- Protection des consommateurs
- Communautés et développement local
En plus de cela, le label est connecté aux 17 Objectifs de Développement Durable des Nations Unies, ce qui permet aux organisations d’obtenir un aperçu de leur niveau de contribution à l’Agenda 2030.
Il est également lié aux GRI Standards, aux 10 principes du Global Compact et aux attendus de la DPEF (article 225), facilitant ainsi le travail de reporting extra-financier des directions RSE.
Qui a le Label Engagé RSE ?
Ce label s’adresse à tous les types d’organisations, peu importe la maturité en RSE, la taille de l’entité ou le secteur d’activité.
Aujourd’hui, l’AFNOR Certification rassemble plus de 600 organisations engagées dans le parcours de solutions « Engagé RSE ».
Ces organisations sont identifiées par un logo et ont toutes le même objectif : structurer leur démarche RSE, progresser au travers d’actions concrètes et afficher leur performance grâce au logo qui leur est délivré.
Adhésion à la Charte Achats Responsable
F.initiatives a entrepris des démarches dans le but d’obtenir le Label Relations Fournisseurs et Achats Responsables du Médiateur des entreprises. Aujourd’hui, nous en sommes à l’étape 2 : F.initiatives est désormais signataire de la charte FRAR !
La démarche F.initiatives
Notre démarche s’inscrit dans une volonté :
- D’intégration de la partie RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) dans nos relations avec nos parties externes, dont notamment nos fournisseurs ;
- De faciliter le dialogue avec ces derniers.
La Charte Relations fournisseurs et achats responsables : qu'est-ce que c'est ?
Créée en 2010, la Charte Relations fournisseurs responsables est pilotée par le Médiateur des entreprises et le CNA (Conseil National des Achats). Elle vise à encourager les entreprises, organismes publics et privés à adopter des pratiques responsables vis-à-vis de leurs fournisseurs.
Les 10 engagements
À travers les 10 engagements de la Charte Relations fournisseurs et achats responsables (RFAR), F.initiatives s’est engagée à adopter des pratiques responsables vis-à-vis de ses fournisseurs, aux coté de plus de 2 700 autres signataires. Les 10 engagements de la charte RFAR sont définis comme suit dans la Charte RFAR :
- Assurer une relation financière responsable vis-à-vis des fournisseurs
- Entretenir une relation respectueuse avec l’ensemble des fournisseurs, favorable au développement de relations collaboratives
- Identifier et gérer les situations de dépendances réciproques avec les fournisseurs
- Impliquer les organisations signataires dans leur filière
- Apprécier l’ensemble des coûts et impacts du cycle de vie
- Intégrer les problématiques de responsabilité environnementale et sociétale
- Veiller à la responsabilité territoriale de son organisation
- Le professionnalisme et l’éthique de la fonction achats
- Une fonction Achat chargée de piloter globalement la relation fournisseurs
- Une fonction de médiateur « relations fournisseurs », chargé de fluidifier les rapports internes et externes à l’entreprise
En tant que signataire, le nom de F.initiatives figure sur la liste des signataires de la Charte RFAR, accessible sur le site du Médiateur des entreprises et le CNA.
Les impacts pour les fournisseurs F.initiatives
La signature par F.initiatives de la Charte des relations avec les fournisseurs et des achats responsables (RFAR) entraîne un certain nombre d’impacts positifs pour nos fournisseurs :
- Stabilité financière : garantie de paiements dans les délais légaux et conditions contractuelles équitables, permettant aux fournisseurs de préserver leur trésorerie ainsi que leur santé financière.
- Relations respectueuses : amélioration de l’environnement de travail et de la productivité, conduisant à des partenariats à long terme et à une croissance mutuelle.
- Développement durable : adoption de pratiques durables, améliorant leur réputation et leur conformité aux réglementations.
- Impact local : bénéficier d’un approvisionnement et d’un soutien locaux, stimulant les économies locales et créer des emplois.
- Professionnalisme et éthique : transactions équitables et transparentes.
- Soutien à la médiation : résolution efficace des conflits, pour des opérations plus fluides et une meilleure communication.
Les 10 engagements et le respect des devoirs respectifs de chaque partie prenante permettent de créer un environnement commercial plus stable, plus équitable et plus durable pour les fournisseurs, améliorant ainsi leur capacité à se développer.
Manifeste de la plateforme IMPACT
Quand le RSE devient ESG - Retour sur les actions en lien avec la plateforme IMPACT
Sous l’impulsion d’Olivia Grégoire, Secrétaire d’État auprès du ministre de l’Économie, des Finances et de la Relance, chargée de l’Économie sociale, solidaire et responsable, la plateforme IMPACT avait été créée. Dédiée aux données ESG des entreprises, il s’agit d’un outil permettant de répondre aux exigences de l’UE relative aux performances extra financières.
L’objectif affiché de la plateforme est donc :
- Anticiper (réglementation européenne du 21 avril 2021)
- Affirmer ( les actions réalisées par les entreprises)
- Agir (en renseignant les indicateurs et en mettant en place des actions correctives)
Concrètement, F.initiatives a donc :
- Adhéré au Manifeste
- Publié ses indicateurs
- Informé ses fournisseurs
- Mis en place un groupe de travail afin d’analyser les indicateurs et proposer des actions correctives.
Cette transparence volontaire et ce désir d’amélioration continue animent F.initiatives. Le Comité F.Ethic de F.initiatives est persuadé que chacun peut contribuer à réduire son impact environnemental global et avoir une incidence sociétale positive.
Compte tenu de la mise à jour de la plateforme, F.initiatives renseignera à nouveau ses indicateurs ESG (Environnement, Social, Gouvernance) lorsque celui-ci le proposera une nouvelle fois aux entreprises.
