Qu'est-ce qu'InnoTrack ?
Inno.Track est une plateforme numérique de suivi des temps consacrés aux activités de R&D et d'innovation. Elle permet de collecter, structurer et restituer les temps passés par personne, par projet et par activité, dans une logique de traçabilité et de justification.
L'outil répond à un enjeu central pour les entreprises engagées dans des démarches de financement de la R&D : disposer d'un suivi précis, régulier et exploitable des contributions des équipes. Ce suivi rigoureux et démontrable du temps passé constitue notamment un prérequis exigé par l'administration pour justifier les dépenses de personnel retenues dans le calcul du Crédit d'Impôt Recherche (CIR). En facilitant la saisie et la consolidation des temps, Inno.Track permet d'améliorer la qualité des données utilisées pour documenter les projets et sécuriser les démarches associées.
La plateforme peut également contribuer au pilotage opérationnel des activités de R&D, en donnant une vision plus claire de la répartition des efforts, de l'avancement des travaux et des ressources mobilisées. Elle s'inscrit ainsi dans une logique à la fois documentaire, financière et managériale.
Quels sont les atouts d'InnoTrack ?
Suivi des temps par personne, projet et activité
Analysez précisément les contributions de chaque ressource et identifiez les projets mobilisant le plus d'efforts R&D.
Reporting en temps réel
Visualisez les temps déclarés et obtenez des reportings détaillés selon plusieurs axes d'analyse : collaborateur, projet ou niveau d'éligibilité.
Estimation dynamique du CIR
Suivez l'impact de vos activités sur vos dépenses de recherche et obtenez une meilleure visibilité sur la valorisation potentielle de vos projets.
Paramétrage adapté à votre organisation
La plateforme peut être configurée pour s'adapter aux méthodes de travail, aux équipes et aux processus internes de l'entreprise.
Gain de temps administratif
La centralisation des données de suivi facilite les démarches de valorisation et réduit les tâches de consolidation manuelle réalisées en fin d'exercice.
Sécurité et hébergement maîtrisé
Les données sont hébergées sur l'infrastructure maîtrisée de F.initiatives et s'inscrivent dans la démarche de sécurité reposant notamment sur la certification ISO 27001.
Le suivi temps : un indispensable pour le Crédit Impôt Recherche
Le suivi des temps constitue aujourd'hui l'un des piliers de la sécurisation du Crédit d'Impôt Recherche (CIR). Si les dépenses de personnel représentent souvent la part la plus importante de l'assiette déclarée, l'administration fiscale attend désormais des entreprises qu'elles puissent démontrer de manière précise, documentée et cohérente le temps réellement consacré aux travaux de recherche et développement.
Cette exigence n'est pas propre aux cabinets de conseil, elle est imposée par la doctrine administrative BOFIP :
« Les entreprises doivent pouvoir établir, avec précision et rigueur, le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d'opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue »
Dérouler pour en savoir plus
Pourquoi mettre en place un outil de suivi des temps pour le CIR ?
Le suivi des temps constitue l'un des éléments les plus importants pour justifier les dépenses de personnel prises en compte dans le calcul du Crédit d'Impôt Recherche (CIR). L'administration fiscale attend des entreprises qu'elles soient en mesure de démontrer précisément le temps consacré aux travaux de recherche et développement, ainsi que le lien entre ces temps déclarés et les activités réellement réalisées.
Inno.Track permet de formaliser cette démarche grâce à une collecte structurée des temps passés par les équipes R&D. Les données sont organisées par collaborateur, projet et activité afin de constituer un historique fiable, cohérent et exploitable dans le cadre de la justification du CIR.
Comment justifier les dépenses de personnel dans un dossier CIR ?
Les dépenses de personnel représentent généralement le principal poste de dépenses valorisé dans un dossier CIR. Pour être retenues, les entreprises doivent pouvoir démontrer la réalité des travaux réalisés ainsi que le temps effectivement consacré aux opérations de recherche et développement.
- Suivi individualisé : chaque salarié impliqué dans des travaux de R&D ou d'innovation doit faire l'objet d'un suivi spécifique, permettant d'identifier précisément ses contributions.
- Traçabilité régulière : le suivi doit être effectué de manière régulière, idéalement en temps réel ou hebdomadaire, pour garantir la fiabilité des données.
- Exclusion des évaluations forfaitaires : le BOFIP exclut toute approche forfaitaire ou estimative. Les temps doivent être justifiés par des éléments concrets (feuilles de temps, rapports d'activité, etc.).
Inno.Track facilite cette justification grâce à des feuilles de temps permettant de documenter les activités réalisées tout au long de l'année. L'entreprise dispose ainsi d'informations consolidées et tracées qui peuvent venir compléter la documentation technique des projets et renforcer la robustesse du dossier justificatif.
Comment suivre le temps passé sur un projet de R&D ?
Le suivi des temps R&D repose sur la capacité à enregistrer régulièrement les activités réalisées par les équipes impliquées dans les projets de recherche et d'innovation. Une solution dédiée permet d'obtenir une vision claire des ressources mobilisées, de l'avancement des travaux et de la répartition des efforts entre les différents projets.
Avec Inno.Track, les temps peuvent être suivis par personne, par projet et par activité. Les responsables disposent ainsi de reportings détaillés pour analyser les charges de travail, piloter les ressources et suivre l'évolution des programmes de R&D en temps réel.
Quels justificatifs de temps sont attendus lors d'un contrôle CIR ?
Lors d'un contrôle CIR, l'administration fiscale peut demander à l'entreprise de démontrer avec précision le temps consacré par les personnels de recherche aux projets déclarés. Les justificatifs doivent permettre de relier les travaux menés aux temps valorisés dans la déclaration. Les approches forfaitaires ou approximatives sont particulièrement sensibles dans le cadre des contrôles.
La mise en place d'un outil de suivi des temps permet de constituer progressivement des éléments de preuve fiables et cohérents. Grâce à une saisie régulière des activités, Inno.Track contribue à renforcer la traçabilité des travaux réalisés et à disposer d'historiques documentés mobilisables en cas de demande de l'administration.
Quelles sont les autres exigences attendues pour justifier l'implication du personnel R&D ?
- Description précise du rôle de chaque personnel dans l'opération de R&D : la contribution de chaque personne valorisée à la levée du verrou doit être justifiée et documentée.
- Justification des travaux éligibles : les entreprises doivent pouvoir démontrer que les activités suivies sont bien en lien avec des projets éligibles au CIR ou au CII.
- Documentation probante : il est impératif de conserver des preuves écrites du suivi (documents internes, outils de gestion du temps, etc.) pour répondre aux contrôles de l'administration fiscale.
- Responsabilité de l'entreprise : la charge de la preuve repose sur l'entreprise, qui doit être en mesure de produire les éléments justificatifs à tout moment.
Retrouvez tous nos conseils de sécurisation de votre déclaration ici.
F.A.Q
Quelles règles de sécurité InnoTrack adopte ?
Notre outil a été conçu pour répondre aux exigences les plus strictes en matière de sécurité des données. Nous sommes certifiés ISO 27001, la norme internationale de référence pour la gestion de la sécurité de l'information. Cette certification garantit que nos processus, nos outils et nos pratiques respectent les standards les plus élevés pour protéger vos données sensibles. De plus, toutes les données et la documentation de nos clients sont hébergées sur des serveurs situés dans nos locaux en France, assurant une maîtrise totale de l'infrastructure et une conformité avec les réglementations européennes en matière de protection des données.
Grâce à ces engagements, nous vous offrons une solution sécurisée, fiable et conforme, pour que vous puissiez travailler en toute confiance.
Est-ce qu'InnoTrack est gratuit ?
Absolument, pour nos clients qui le souhaitent.
Quels sont les avantages d'un logiciel de time tracking R&D ?
Un logiciel de time tracking dédié à la R&D permet à la fois d'améliorer le pilotage opérationnel des projets et de sécuriser les démarches de financement de l'innovation. Les entreprises bénéficient d'une meilleure visibilité sur la répartition des ressources, l'avancement des travaux et les efforts réellement consacrés à la recherche et à l'innovation.
Inno.Track va au-delà de la simple feuille de temps en proposant des reportings par collaborateur, par projet et selon l'éligibilité des activités. La plateforme permet également de centraliser les données nécessaires à la valorisation des projets, d'améliorer la qualité des informations utilisées pour les déclarations CIR et de faciliter le dialogue entre les équipes R&D, les directions financières et les consultants spécialisés.