Inno.Track : La solution de suivi du temps de vos équipes R&D&I
Grâce à l’outil Inno.Track, reprenez la main sur le suivi de vos activités R&D&I. Renseignez les feuilles de temps des membres de vos équipes et ajustez votre roadmap en temps réel. Déclarez votre CIR/CII en toute sérénité grâce aux fonctionnalités de suivi de l’éligibilité des tâches.
L’importance d’un outil de time tracking R&D pour améliorer la sécurisation du dispositif fiscal CIR : enjeux, risques et bonnes pratiques pour les entreprises
Comprendre le cadre légal du CIR et ses évolutions
Le Crédit d’Impôt Recherche (CIR) constitue l’un des dispositifs fiscaux les plus stratégiques pour soutenir l’innovation en France. Il offre aux entreprises un avantage fiscal significatif en contrepartie des dépenses engagées dans des activités de recherche et développement (R\&D). Avec un coût annuel pour l’État dépassant sept milliards d’euros, ce mécanisme est soumis à une surveillance renforcée de l’administration fiscale. Pour les entreprises, il représente une opportunité majeure pour financer l’innovation, mais il comporte également des risques importants : redressements fiscaux, pénalités, voire contentieux. La sécurisation du CIR est donc essentielle pour garantir la conformité et préserver la trésorerie. Différents axes de sécurisation sont primordiaux mais nous proposons dans cet article de nous concentrer sur l’un des points d’achoppements des contrôles fiscaux: le suivi temps R&D ou time tracking.
Le CIR est régi par l’article 244 quater B du Code général des impôts. Il s’applique aux dépenses de R&D éligibles, telles que les salaires des chercheurs, les frais de fonctionnement, les amortissements de matériels et certaines dépenses de sous-traitance. Le taux est fixé à 30 % des dépenses jusqu’à 100 millions d’euros, puis à 5 % au-delà. Ces dernières années, plusieurs évolutions ont modifié le périmètre du dispositif : ajustement des dépenses éligibles, notamment en matière de brevets et de veille technologique, fin du mécanisme « jeunes docteurs » dans certaines conditions, et renforcement des exigences documentaires. Concernant les frais de personnel lié au suivi temps R&D (ou time tracking), ceci n’a pas été modifié mais les contrôles fiscaux s’attardent de plus en plus à l’importance de cet outil de justification des temps CIR.
Identifier les principaux risques liés au CIR
La sécurisation du CIR passe par une identification précise des risques. Les risques techniques sont fréquents : une mauvaise qualification des projets, par exemple en confondant R\&D et simple adaptation technique, peut entraîner un rejet partiel ou total du crédit d’impôt. Les risques documentaires sont tout aussi critiques : l’absence de preuves tangibles, comme des feuilles de temps ou des dossiers scientifiques détaillés, fragilise la position de l’entreprise en cas de contrôle. Pour limiter ces risques, il est recommandé de réaliser un audit interne annuel afin de vérifier la conformité des projets et des justificatifs, et de cartographier les zones de vulnérabilité, notamment celles liées au calcul et à la justification des dépenses.
Bonnes pratiques pour sécuriser le dispositif CIR
La première étape consiste à structurer un dossier justificatif solide. Celui-ci doit démontrer la réalité des travaux de R&D en décrivant la démarche scientifique, l’état de l’art, les verrous technologiques et les résultats obtenus. L’utilisation de la trame officielle du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche pour la partie technique est fortement conseillée. Les preuves doivent être conservées avec rigueur : rapports, cahiers de laboratoire, échanges de mails, prototypes.
Le time tracking et des dépenses constitue un pilier principal de la sécurisation du poste de dépenses “Frais de personnel”. Il est essentiel de mettre en place des outils adaptés, tels que des logiciels spécialisés, pour enregistrer les heures consacrées aux projets éligibles. Les feuilles de temps doivent être détaillées et validées régulièrement. Les pièces comptables, comme les factures, contrats et bulletins de paie, doivent être archivées de manière systématique.
La mise en place d’un processus interne dédié au CIR, incluant une checklist, un calendrier et un responsable identifié, renforce la fiabilité du dispositif.
Vous souhaitez en savoir plus sur le dispositif CIR ?
F.initiatives à publier aux éditions Lefebvre Dalloz «Fiscalité de l’innovation. Crédit d’impôt recherche et assimilés » :
Une description exhaustive du mécanisme du crédit d’impôt recherche (éligibilité, calcul, contrôle des déclarations, recours, etc.).
C’est un outil complet qui envisage également d’autres dispositifs fiscaux français en faveur de la recherche et de l’innovation : CII, CICO, JEI/JEU, etc. Mais surtout à jour des actualités en lien avec la loi de finances pour 2025 !
Comment F.initiatives peut vous accompagner sur cet axe majeur de sécurisation du CIR en vous aidant dans le suivi des activités d’un projet de R&D?
Le suivi des temps est un enjeu stratégique pour les entreprises engagées dans des projets de recherche et développement (R&D). Il permet de structurer les phases de projet, de limiter les risques d’erreur et d’assurer une cohérence des données. Dans le cadre du financement de l’innovation, notamment via le Crédit d’Impôt Recherche (CIR), la saisie des temps devient une exigence de l’administration fiscale.
La feuille de temps est donc un élément clé pour justifier les dépenses de personnel liées à la réalisation d’opérations de R&D. Elle permet un suivi précis et régulier des activités des employés, tout en répondant aux exigences du BOFIP (BOI-BIC-RICI-10-10-20-20 §170), qui exclut toute détermination forfaitaire.
La feuille de temps CIR: un outil de gestion du temps indispensable
Grâce à notre solution de suivi des temps (time tracking), les entreprises peuvent documenter avec rigueur la description détaillée des tâches effectuées, il vous garantit une meilleure sécurisation en cas de contrôle fiscal et réduit les risques de demande de régularisation.
Notre outil de time tracking a été conçu pour s’adapter à la culture et à la taille de chaque société. Que vous soyez une PME industrielle ou une startup technologique, notre solution de suivi vous permet de :
- Centraliser les feuilles de temps de vos collaborateurs.
- Assurer la traçabilité des saisies de temps.
- Visualiser les phases de projet et les temps alloués.
- Répondre aux exigences du CIR et des aides publiques.
- Anticiper les contrôles fiscaux grâce à une cohérence des données.
Un conseil d’expert pour une mise en place efficace
La mise en place d’un outil de gestion du temps peut s’avérer complexe. C’est pourquoi nos consultants F.initiatives vous accompagnent dans chaque étape : identification des opérations de R&D&I, définition des rôles des employés, suivi régulier des saisies, et adaptation aux méthodes internes de votre entreprise.
Notre solution de suivi et gestion des temps est bien plus qu’un simple outil : elle incarne notre engagement à vous fournir un conseil d’expert, une vision claire et une réactivité constante.
Le time tracking est un enjeu stratégique pour les entreprises engagées dans des projets de recherche et développement (R&D). Il permet de structurer les phases de projet, de limiter les risques d’erreur et d’assurer une cohérence des données. Dans le cadre du financement de l’innovation, notamment via le Crédit d’Impôt Recherche (CIR), la saisie des temps devient une exigence de l’administration fiscale.
F.initiatives, expert du conseil en stratégies de financements publics de la R&D&I², accompagne depuis plus de 20 ans les sociétés innovantes dans la mise en place de solutions de suivi adaptées. Notre approche repose sur une méthode collaborative, centrée sur les besoins réels des collaborateurs et des entreprises.
Quels sont les exigences du BOFIP concernant le suivi des activités des employés dans le cadre du CIR/CII :
- Suivi individualisé : Chaque salarié impliqué dans des travaux de R&D ou d’innovation doit faire l’objet d’un suivi spécifique, permettant d’identifier précisément ses contributions.
- Traçabilité régulière : Le suivi doit être effectué de manière régulière, idéalement en temps réel ou hebdomadaire, pour garantir la fiabilité des données.
- Exclusion des évaluations forfaitaires : Le BOFIP exclut toute approche forfaitaire ou estimative. Les temps doivent être justifiés par des éléments concrets (feuilles de temps, rapports d’activité, etc.).
- Justification des travaux éligibles : Les entreprises doivent pouvoir démontrer que les activités suivies sont bien en lien avec des projets éligibles au CIR ou au CII.
- Documentation probante : Il est impératif de conserver des preuves écrites du suivi (documents internes, outils de gestion du temps, etc.) pour répondre aux contrôles de l’administration fiscale.
- Responsabilité de l’entreprise : La charge de la preuve repose sur l’entreprise, qui doit être en mesure de produire les éléments justificatifs à tout moment.
Retrouvez tous nos conseils de sécurisation de votre déclaration ici.
Pour aller plus loin avec F.initiatives dans la découverte de notre outil Inno.Track
Dans le cadre de votre projet de time tracking, F.initiatives vous propose un accompagnement complet pour la mise en place et l’optimisation de l’outil de time tracking Inno.Track. Notre objectif est de vous garantir une expérience fluide, efficace et adaptée à vos besoins spécifiques. Nous mettons à votre disposition un interlocuteur privilégié afin de garantir la réussite du projet et vous accompagnez pour :
- La configuration de l’outil (analyse des besoins, personnalisation des paramétrages, tests et validation pour une simplicité d’utilisation).
- La formation des utilisateurs pour une adoption rapide (sessions interactives, support pédagogiques, tableaux de bord).
- Le déploiement opérationnel dans votre environnement. (Migration des données, activation des fonctionnalités clés)
- L’accompagnement continu pour maximiser la valeur ajoutée.
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